Het was warm die dag. Ik moest een workshop begeleiden en om de ruimte wat koeler te maken, stond de airco aan. Het monotone gebrom vulde de hele ruimte. Terwijl de deelnemers met elkaar in gesprek waren, probeerde ik te luisteren. Maar hun stemmen verdwenen onder het geluid van de airco. Ik moest regelmatig vragen: “Kun je dat herhalen?”
Misschien herken je dit. Je wilt een goed gesprek voeren, maar het lukt niet. Je verstaat de ander niet. Niet omdat die zacht praat, maar omdat de omgeving tegenwerkt.
Dit voorval zette me aan het denken. Hoe vaak zeggen we in een kantooromgeving: ik versta je niet? Hoeveel energie verliezen we zonder dat we het doorhebben?
Waarom verstaanbaarheid zo belangrijk is
Communicatie is de basis van samenwerking. Als je elkaar niet verstaat, verlies je niet alleen woorden, maar ook focus, begrip en energie. Je raakt sneller vermoeid. Je mist details. Je moet dingen dubbel doen.
Het gekke is: dit probleem sluipt erin. Je went eraan, maar ondertussen gaat er veel verloren.
De grootste stoorzenders in kantoren
1. Airco, ventilatie en verwarming
We hebben ze nodig, maar ze maken geluid. Vaak een brom of gesuis dat precies de toonhoogte van een stem wegdrukt.
Wat je kunt doen is tijdens belangrijke overleggen de airco of ventilatie even uit te zetten, zodat stemmen duidelijker hoorbaar zijn.
Moet er een nieuw systeem komen? Kies dan voor een stiller model dat minder storend geluid maakt. Daarnaast helpt het om in de ruimte materialen te gebruiken die geluid dempen, zoals gordijnen, panelen of tapijten. Zo zorg je ervoor dat iedereen elkaar beter verstaat.
2. Open kantoorruimtes
Ze ogen modern en gezellig, maar voor veel mensen, en zeker voor slechthorenden, zijn open kantoorruimtes een dagelijkse uitdaging. Iedereen belt, vergadert en praat tegelijk. Het geroezemoes vermengt zich tot een constante ruis, waardoor het bijna onmogelijk is om stemmen goed te onderscheiden. Voor iemand die al moeite heeft met verstaan, betekent dit extra inspanning en vermoeidheid.
Een oplossing is om duidelijke zones te maken: aparte stilteplekken voor geconcentreerd werk en bel-hokjes voor telefoongesprekken. Spreek daarnaast heldere gedragsregels af over waar je wel en niet mag bellen. Voor extra steun kunnen noise-cancelling koptelefoons helpen om het achtergrondgeluid te filteren. Zo ontstaat er een werkomgeving waarin ook slechthorenden zich beter kunnen focussen en gesprekken minder energie kosten.
3. Slechte akoestiek
Een kantoor met harde vloeren, glazen wanden en kale muren ziet er strak uit, maar klinkt vaak onrustig. Het geluid weerkaatst tegen de oppervlakken, waardoor gesprekken galmen en door elkaar heen lopen. Voor wie al moeite heeft om stemmen te volgen, is dit een grote belasting.
Een oplossing ligt in simpele aanpassingen: hang akoestische panelen op, leg vloerkleden neer of gebruik gordijnen. Zet daarnaast meubels en planten slim neer om het geluid te breken en de ruimte rustiger te maken.
4. Digitale meetings in dezelfde ruimte
Steeds vaker zie je dat meerdere collega’s in dezelfde ruimte ieder hun eigen online meeting volgen. Het resultaat is een chaos van echo’s, overlappende stemmen en ruis. Voor deelnemers die afhankelijk zijn van heldere spraak, maakt dit een gesprek bijna onmogelijk.
Een simpele afspraak helpt: één persoon per ruimte in een digitale meeting. Zorg daarnaast voor voldoende kleine vergaderruimtes of ‘pods’, zodat iedereen ongestoord kan deelnemen. Ook goed naar je agenda kijken kan hierbij helpen. Heb je de hele dag online meetings, dan is kantoor misschien niet de beste plek.
5. Achtergrondgeluiden
Niet al het geluid komt uit de kantoorruimte zelf. Buiten raast verkeer voorbij of wordt er gebouwd. Binnen sist de koffiemachine of hoor je de printer brommen. Het lijken kleine dingen, maar ze onderbreken gesprekken en maken het lastig om geconcentreerd te werken.
Extra isolatie van ramen en wanden helpt om storend geluid van buiten tegen te houden. Plaats koffiemachines in afgesloten ruimtes en plan belangrijke gesprekken in rustige delen van het gebouw. Zo voorkom je dat achtergrondgeluid het gesprek steeds onderbreekt.
Structureel verbeteren
De meeste oplossingen zijn simpel. Maar het begint ermee dat je het onderwerp bespreekbaar maakt. Veel organisaties accepteren het geluid als een gegeven. Terwijl een paar kleine ingrepen al een wereld van verschil maken.
Een paar tips:
- Loop eens een rondje door je kantoor en let alleen op geluid.
- Vraag collega’s waar zij last van hebben.
- Combineer kleine verbeteringen: planten, panelen, afspraken.
- Betrek facilitaire diensten of kantoorinrichters bij het probleem.
Zie verstaanbaarheid niet als detail, maar als basisvoorwaarde voor samenwerking.
Terug naar die workshop
Had ik die dag de airco uitgezet, dan was het al zoveel beter geweest. Het is vaak simpeler dan je denkt.
Dus mijn uitnodiging aan jou: kijk vandaag eens rond in je eigen kantoor. Waar zeg jij of een collega eigenlijk te vaak: ik versta je niet?